บทนำ: สัญญาณอันตราย เมื่อ 'ยอดขาย' กำลังสร้าง 'หนี้เสีย' ให้ธุรกิจคุณ
คุณเคยเจอสถานการณ์แบบนี้ไหม? ทีมขายปิดดีลใหญ่ได้สำเร็จ ทุกคนในทีมดีใจที่ทำยอดทะลุเป้า แต่ 90 วันต่อมา ฝ่ายบัญชีเดินมาแจ้งข่าวร้ายว่าลูกค้ารายนั้นยังไม่ชำระเงินแม้แต่บาทเดียว และเมื่อตรวจสอบย้อนหลังก็พบว่า Credit Term ที่ให้ไปนั้นสูงกว่าเกณฑ์ปกติที่บริษัทกำหนดไว้เสียอีก นี่คือสัญญาณอันตรายที่ชัดเจนที่สุด
สำหรับธุรกิจ SME ที่กำลังเติบโต การปล่อยให้ฝ่ายขายอนุมัติการขายเชื่อโดยไม่มีระบบควบคุมที่ชัดเจน คือหายนะทางการเงินที่ซ่อนอยู่ในความสำเร็จด้าน ยอดขาย การเกิด หนี้เสีย (Bad Debt) เพียงไม่กี่ราย อาจกัดกินกำไรที่หามาได้อย่างยากลำบาก และส่งผลกระทบโดยตรงต่อสภาพคล่องและเสถียรภาพของบริษัท
ปัญหาโลกแตก: เปรียบเทียบผลลัพธ์ระหว่าง 'ขายตามใจ' vs 'ขายตามระบบ'
หลายครั้งผู้บริหารอาจกังวลว่าการมีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดจะทำให้ฝ่ายขายทำงานยากขึ้นและเสียโอกาสในการปิดการขาย แต่ในความเป็นจริงแล้ว การมีระบบควบคุมวงเงินลูกค้าที่ชัดเจนไม่ใช่การขัดขวางการขาย แต่คือการสร้างเกราะป้องกันทางการเงินให้ธุรกิจเติบโตอย่างยั่งยืน ลองดูตารางเปรียบเทียบผลลัพธ์ที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงนี้
| หัวข้อ | แบบที่ 1: ปล่อยขายตามใจเซลล์ (The Old Way) | แบบที่ 2: คุมวงเงินอย่างเป็นระบบ (The New Way) |
|---|---|---|
| กระบวนการอนุมัติ | เซลล์ตัดสินใจเอง หรือขออนุมัติเป็นครั้งๆ ไป ไม่มีมาตรฐานที่ชัดเจน | มีเกณฑ์ชัดเจน วงเงินถูกกำหนดและบังคับใช้ในระบบกลาง |
| ความเสี่ยงหนี้เสีย | สูงมาก ตรวจสอบประวัติลูกค้าไม่สม่ำเสมอ หรืออาจละเลยเพื่อปิดการขาย | ต่ำ สามารถตรวจสอบสถานะหนี้และวงเงินคงเหลือได้ก่อนอนุมัติขายทุกครั้ง |
| กระแสเงินสด | ผันผวนสูง เงินสดจมอยู่กับลูกหนี้การค้าที่เก็บเงินไม่ได้ | คาดการณ์ได้แม่นยำ สภาพคล่องดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด |
| ความขัดแย้งในองค์กร | สูงมาก (ฝ่ายขาย vs. ฝ่ายบัญชี) ต่างฝ่ายต่างมีเหตุผลของตัวเอง | ต่ำ ทุกฝ่ายทำงานบนข้อมูลและความจริงชุดเดียวกันจากระบบ |
ใครต้องรับผิดชอบ? การคุม Credit Limit ไม่ใช่หน้าที่ของฝ่ายบัญชีฝ่ายเดียว
ความผิดพลาดที่พบบ่อยคือการโยนภาระการ บริหารลูกหนี้ ทั้งหมดไปให้ฝ่ายบัญชี แต่แท้จริงแล้วการควบคุมวงเงินลูกค้าให้มีประสิทธิภาพต้องอาศัยความร่วมมือจาก 'ทีม 3 ประสาน' ที่ต้องทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบ
- คณะผู้บริหาร (Management): มีหน้าที่กำหนด 'นโยบายสินเชื่อ' (Credit Policy) ที่ชัดเจน ว่าจะให้เครดิตกับลูกค้ากลุ่มไหน นานเท่าไหร่ และวงเงินสูงสุดที่ยอมรับความเสี่ยงได้คือเท่าไหร่ เพื่อเป็นธงนำให้กับทุกฝ่าย
- ฝ่ายขาย (Sales Team): เป็นด่านหน้าในการรวบรวมข้อมูลและเอกสารลูกค้าเพื่อขออนุมัติวงเงิน และมีหน้าที่สำคัญที่สุดคือการขายสินค้าให้อยู่ 'ภายใน' วงเงินที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น การทำความเข้าใจสถานะลูกค้าคือส่วนหนึ่งของ กระบวนการขายที่มีคุณภาพ
- ฝ่ายบัญชี/การเงิน (Finance/Accounting): ทำหน้าที่ตรวจสอบสถานะทางการเงินของลูกค้า (Credit Scoring) อนุมัติวงเงินตามนโยบายที่ผู้บริหารกำหนด และรับผิดชอบในการติดตามการชำระหนี้เมื่อครบกำหนด
4 ขั้นตอนสร้าง Workflow คุมวงเงินลูกค้า ป้องกันหนี้เสียตั้งแต่ต้นทาง
การสร้างกระบวนการที่เป็นระบบตั้งแต่การประเมินลูกค้าไปจนถึงการติดตามหนี้ จะช่วยลดการตัดสินใจที่ผิดพลาดและอุดรอยรั่วทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือ Workflow 4 ขั้นตอนที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที
- Step 1: ประเมินและกำหนดวงเงิน (Assess & Assign): ฝ่ายขายรวบรวมเอกสารลูกค้าใหม่ (เช่น ภ.พ.20, หนังสือรับรองบริษัท) > ส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีทำการประเมินความน่าเชื่อถือทางการเงิน > ฝ่ายบัญชีกำหนดวงเงินเริ่มต้น (Initial Credit Limit) ตามนโยบายบริษัท แล้วบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงใน ระบบกลาง (ERP/CRM) เพื่อให้ทุกฝ่ายเห็นข้อมูลตรงกัน
- Step 2: ตรวจสอบวงเงินก่อนเปิดบิล (Verify Before Invoicing): เมื่อฝ่ายขายต้องการเปิดใบสั่งขาย (Sales Order) ใหม่ ระบบควรจะทำการ 'ตรวจสอบ' ยอดค้างชำระเดิมของลูกค้า + ยอดสั่งซื้อใหม่ ว่าเกินวงเงินที่ได้รับอนุมัติไว้หรือไม่โดยอัตโนมัติ
- Step 3: การจัดการเมื่อวงเงินเต็ม (Handle Limit Exceeded): หากยอดรวมเกินวงเงินที่กำหนด ระบบที่ดีควร 'บล็อก' การสร้างใบสั่งขายหรือ ใบแจ้งหนี้ ต่อทันที พร้อมส่งการแจ้งเตือนให้เซลล์ผู้รับผิดชอบทราบ เพื่อให้ติดต่อลูกค้าเพื่อชำระยอดเก่าก่อน หรือส่งเรื่องให้ผู้มีอำนาจอนุมัติพิจารณาเป็นกรณีพิเศษผ่านช่องทางที่เป็นทางการ
- Step 4: ทบทวนและปรับปรุงวงเงิน (Review & Adjust): ฝ่ายบัญชีควรมีการทบทวนวงเงินของลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ เช่น ทุก 6-12 เดือน โดยพิจารณาจากประวัติการชำระเงินในอดีตและปริมาณการซื้อขาย เพื่อพิจารณาปรับเพิ่มหรือลดวงเงินให้เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบัน
ข้อควรระวัง: กับดักที่ทำให้การคุม Credit Limit ล้มเหลวไม่เป็นท่า
การมีนโยบายที่ดีแต่ไม่มีระบบบังคับใช้ ก็ไม่ต่างอะไรกับการไม่มีนโยบายเลย ช่องโหว่ที่อันตรายและพบบ่อยที่สุดคือการอนุมัตินอกระบบ ซึ่งทำลายกระบวนการทั้งหมดที่วางแผนมา
Pro Tip: หยุดการอนุมัตินอกระบบ!
ห้ามอนุมัติวงเงินหรือออเดอร์ที่เกินเครดิตผ่านการแจ้งทาง LINE หรือการพูดคุยปากเปล่าเด็ดขาด เพราะไม่มีหลักฐานที่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ และยังเป็นการสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ผิดเพี้ยน บังคับให้ทุกการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับวงเงินต้องผ่าน 'ระบบ' ที่บันทึกข้อมูลได้เท่านั้น เพื่อความโปร่งใสและลดความขัดแย้งในระยะยาว
ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์: ให้ระบบ ERP ช่วยคุมวงเงินแทนคุณ 24 ชั่วโมง
Workflow ทั้ง 4 ขั้นตอนที่กล่าวมาจะสำเร็จได้ยากและเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดหากยังต้องพึ่งพาวิธีการแบบ Manual เช่น การจดบันทึกใน Excel หรือการโทรศัพท์เช็กยอดกับบัญชีทุกครั้ง นี่คือจุดที่เทคโนโลยีอย่าง ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เข้ามามีบทบาทสำคัญ
ระบบ ERP สมัยใหม่สามารถเปลี่ยนกระบวนการที่วุ่นวายให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติที่ทำงานแม่นยำ ไม่ลำเอียง และไม่เหนื่อย โดยระบบจะทำหน้าที่เป็นผู้คุมกฎให้คุณตลอด 24 ชั่วโมง ตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูล Credit Limit ของลูกค้าแต่ละราย, การตรวจสอบยอดค้างอัตโนมัติเมื่อมีการเปิดออเดอร์ใหม่, ไปจนถึงการบล็อกและแจ้งเตือนเมื่อยอดเกินวงเงินที่กำหนดไว้ ช่วยให้ผู้บริหารมั่นใจได้ว่านโยบายที่วางไว้จะถูกนำไปปฏิบัติจริง 100% ซึ่งเป็นหลักการสำคัญของการบริหารจัดการธุรกิจสมัยใหม่ ตามที่ ธนาคารแห่งประเทศไทย ได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการบริหารจัดการสภาพคล่องของธุรกิจ
บทสรุป: เปลี่ยนความเสี่ยงให้เป็นโอกาสเติบโตอย่างมั่นคง
การ คุมวงเงินลูกค้า ไม่ใช่การสร้างภาระ แต่คือการสร้างวินัยทางการเงินที่แข็งแกร่งให้กับองค์กร การปล่อยให้เกิด หนี้เสีย คือการทำลายกำไรและสภาพคล่องที่ควรจะถูกนำไปใช้ในการลงทุนเพื่อขยายกิจการ การลงทุนในกระบวนการและเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อควบคุม Credit Limit จึงเปรียบเสมือนการลงทุนในเสถียรภาพทางการเงินของบริษัท ซึ่งเป็นรากฐานที่สำคัญที่สุดของการเติบโตในอนาคต
พร้อมวางรากฐานการเงินที่มั่นคง เพื่อรองรับการเติบโตแล้วหรือยัง?
การคุม Credit Limit ไม่ใช่แค่เรื่องของบัญชี แต่เป็นกลยุทธ์สำคัญของผู้บริหารที่มองการณ์ไกล ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อออกแบบ Workflow การควบคุมสินเชื่อและการเงินที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณโดยเฉพาะ
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญฟรีดู Case Study