Follow us                        เข้าสู่ระบบ     

TaaxTeam - คู่มือแนะนำการใช้งาน

WorkFlow แนะนำสำหรับ SME ใช้งานได้จริง!


1. การตั้งค่า : เริ่มต้นตั้งค่าบริษัท และผู้ใช้งานของคุณ

ข้อมูลการตั้งค่า จะไปอยู่ในหัวบิลเอกสารในระบบทั้งหมด

การตั้งค่า

ตั้งค่า > บริษัท > บริษัท

พิมพ์ชื่อ รายละเอียด และใส่ Logo บริษัทของคุณ
  • กดที่ชื่อบริษัท

  • กด Edit > กรอกข้อมูลบริษัท/ร้านค้าของคุณให้ครบถ้วน
    (ใส่โลโก้ได้ที่มุมขวา)

  • กดบันทึก

ข้อมูลบริษัท จะแสดงทุกเอกสารในระบบ

ตั้งค่าผู้ใช้งานในบริษัทคุณ

สามารถ Add ทีมงานในบริษัทคุณได้ ตามจำนวนผู้ใช้งานใน Package

ตั้งค่า > บริษัท > ผู้ใช้งาน

  •  ตั้งชื่อผู้ใช้ / ใส่ E-mail ผู้ใช้ในระบบ
  •  กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงในแต่ละฟีเจอร์
  •  กดบันทึก
  • กด Create 

สามารถส่งคำเชิญเข้า Work space TaaxTeam บริษัทคุณได้


2. สินค้าคงคลัง : สร้างสินค้าหรือบริการของคุณ

เริ่มสร้างสินค้าหรือบริการในบริษัท ก่อนที่จะดำเนินการออกใบเสนอราคา

สินค้าคงคลัง

สินค้าคงคลัง > สินค้า > สินค้า

ลองสร้างสินค้าชิ้นแรกในระบบบริษัทคุณ
  • กด Crate สินค้า
  • พิมพ์ชื่อสินค้า
    - คลิก เลือกสินค้า : สามารถขายได้ / สามารถซื้อได้
    - ข้อมูลทั่วไป (หากมีครบ กรอกให้ครบถ้วน) 
    - เลือกประเภทสินค้า (ถ้าเป็นสินค้าบริการ ให้เลือกประเภทสินค้าบริการ) 
    - ใส่ราคาขาย 
    - เลือกภาษี
    - ต้นทุน
    - หน่วยวัด
    - ใส่ภาพสินค้า ที่มุมบนขวา
  • กดบันทึก

อัพเดดปริมาณสต็อกสินค้าที่มีอยู่ : 

  •  หากเป็นสินค้าที่จัดเก็บได้ > ลองอัพเดดปริมาณสินค้าของคุณ 
  • กด อัพเดดปริมาณในหน้าสินค้า
  • กด Create
  • กรอกเลขปริมาณ ในช่อง Counted Quantity
  • กดบันทึก
  • กด ติ้ก ✅ ที่รายการสินค้า
  • กด ใช้ 
  • ระบบ บันทึกวันที่เปลี่ยนแปลงปริมาณ 
  • กดใช้ 
    อัพเดดปริมาณเรียบร้อย

3. การขาย : สร้างใบเสนอราคาใบแรกของคุณ

ใบเสนอราคา จะเชื่อมต่อกับสต็อกสินค้าหากมีการยืนยันการสั่งซื้อ จะตัดสต็อกอัตโนมัติ

การขาย

การขาย > ใบเสนอราคา/คำสั่งขาย > ใบเสนอราคา

สร้างใบเสนอราคาใบแรกของคุณ การใส่สินค้าหรือบริการจะเชื่อมต่อกับสินค้าที่คุณสร้างอัตโนมัติ
  • กด Create
  • กรอกชื่อลูกค้า (หากเป็นลูกค้าใหม่ - กดสร้างและแก้ไข กรอกข้อมูลลูกค้าให้ครบถ้วน)
  • เลือกวันสิ้นสุดใบเสนอราคา
  • เลือกรายการราคา (สกุลเงิน / หากเป็นสกุลอื่นๆ สามารถตั้งค่าเพิ่มเติมได้ > การขาย > สินค้า > รายการราคา)
  • กำหนด เงื่อนไขการชำระเงิน

ไลน์คำสั่ง :

  • กดเพิ่มสินค้า > ลองเลือกเป็นสินค้าที่คุณสร้าง 
  • ใส่จำนวน / ราคาต่อหน่วย / ภาษี (กรณีไม่มีสามารถเอาออกได้) /  ส่วนลด
  • สามารถเพิ่มโน๊ตใส่รายละเอียดอื่นๆ ในบรรทัดต่อไปได้
  • ช่องด้านล่าง สามารถปรับเปลี่ยนข้อมูลการชำระเงินของคุณได้
  • ตรวจสอบข้อมูล
  • กดบันทึก

การส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า ทำได้ 2 วิธี

วิธีที่ 1: กดส่งอีเมลล์ สามารถกดส่งที่ปุ่ม ส่งโดยอีเมลล์ ได้เลยหน้าใบเสนอราคา
- กด ส่งโดยอีเมลล์
ระบบจะสร้างเทมเพลตการร่างอีเมลล์ (สามารถแก้ไขได้) และสร้างใบเสนอราคาเป็นไฟล์ PDF. ให้อัตโนมัติ

- กดยืนยัน ใบเสนอราคา เมื่อลูกค้า Approved ใบเสนอราคานั้นแล้ว
- ระบบจะขึ้นสถานะ คำสั่งขาย ให้อัตโนมัติ


วิธีที่ 2:  แชร์ลิ้งค์ให้ลูกค้าได้ (หากลูกค้าเซนใบเสนอราคาในลิ้งค์ ระบบจะยืนยันใบเสนอราคาอัตโนมัติ)
- กดยืนยัน ใบเสนอราคา เมื่อลูกค้า Approved ใบเสนอราคานั้นแล้ว
- ระบบจะขึ้นสถานะ คำสั่งขาย ให้อัตโนมัติ

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้เมื่อลูกค้ายืนยันใบเสนอราคาแล้ว


  • กดสร้างใบแจ้งหนี้

  • ระบบจะเด้งหน้าต่างการจ่ายของใบแจ้งหนี้ 

    - ใบแจ้งหนี้ปกติ : ชำระเต็มจำนวน

    - เงินดาวน์ (เปอร์เซ็นต์) : แบ่งชำระคิดตาม %

    - จำนวนเงินดาวน์ (จำนวนคงที่) : แบ่งชำระเป็นยอดเงิน

  • กดสร้างและดูใบแจ้งหนี้
  • ตรวจสอบคความถูกต้องอีกครั้ง > กดยืนยัน 
  • กดส่งและพิมพ์ จะเป็นการส่งทาง E-mail ลูกค้า

 ระบบจะขึ้นใบแจ้งหนี้รายการนี้ ที่ฟีเจอร์การบัญชีอัตโนมัติ (บัญชีสามารถเข้ามาเชควันกำหนดชำระเงินได้)

เมื่อลูกค้าชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการต่อที่ฟีเจอร์การบัญชี


4. สั่งซื้อ : สั่งซื้อสินค้าชิ้นแรกในระบบ

 ซื้อสินค้าเข้าบริษัทจะเชื่อมต่อกับสต็อกของสินค้าอัตโนมัติ หากมีการได้รับสินค้าแล้ว

สั่งซื้อ

สั่งซื้อ > รายการสั่งซื้อ > ใบแจ้งขอใบเสนอราคา 

สร้างใบขอใบเสนอราคากับผู้ขายก่อน (Request for Quotation)

หรือกรณีทราบราคาสินค้าแล้ว สามารถสร้างเป็นใบสั่งซื้อ (Purchase order) ได้ทันที

การสร้างใบขอใบเสนอราคา (Request for Quotation)
  • กด Create
  • กรอกชื่อผู้ขาย (กรณียังไม่มีข้อมูล กดสร้างและแก้ไข ใส่ข้อมูลบันทึกในระบบ)
    > Order Deadline (กำหนดวันสิ้นสุดการขอใบเสนอราคา) > Deriver to (เลือกคลังสินค้า)
  • ไลน์คำสั่ง
    กรอกชื่อสินค้า > เพิ่มรายการสินค้า > จำนวน > ภาษี (กรณียังไม่ทราบราคาจากผู้ขาย ให้กรอกภายหลัง)
  • กดบันทึก
  • กดส่งทางอีเมลล์ คือ การส่งใบขอใบเสนอราคาให้ผู้ขาย (แก้ไขเทมเพลตได้)
  • กดพิมพ์ RFQ คือ Request for Quotation (พิมพ์ใบขอใบเสนอราคา เซฟเป็น PDF.)
  • เมื่อผู้ขายส่งใบเสนอราคามา สามารถแก้ไขราคาในใบสั่งซื้อ
  • กดยืนยันการสั่งซื้อ คือ การยืนยันราคา และจำนวนของการสั่งซื้อบิลนี้

เมื่อได้รับสินค้าแล้ว

  • กด Recieve products คือ การยืนยันการรับสินค้า (กรุณาเชคจำนวนก่อนกดรับสินค้า)

*หากได้รับสินค้าไม่ครบ ให้กดที่ icon   เพื่อแก้ไขจำนวนที่ได้รับ >  หน้าต่างจะเด้งให้ใส่จำนวนจริงที่ได้รับ > เพิ่มไลน์ > เลือกคลัง > ใส่จำนวนจริง > กด ยืนยัน*

  • กดตรวจสอบ > ระบบจะขึ้นให้โอนย้ายเข้าคลังทันที > กดใช้
  • ระบบจะขึ้นสถานะใบสั่งซื้อนั้น เป็นสถานะ รอออกบิล อัตโนมัติ

เมื่อผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ให้เราเรียบร้อยแล้ว

  • กดสร้างบิล

  • Edit เพื่อกรอกข้อมูลเพิ่มเติม 

  • กรอกรายการเอกสารให้ครบถ้วน *สำคัญ : ลงวันที่ออกบิล วันที่ลงบัญชี และวันกำหนดจ่ายให้ตรง

  • กด Tax Invoice > ใส่ Tax Invoice Number (เลขใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย) > Tax Invoice Date (วันที่แจ้งหนี้จากผู้ขาย) 

สามารถแนบไฟล์บิล Invoice ของผู้ขายได้ที่ Log Note ด้านล่าง*

Log note แนบเอกสาร ทำได้ทุกฟีเจอร์

เชครายการก่อนกดยืนยันใบสั่งซื้อ

  •  กดดูรายการ และเชคราคาอีกครั้ง

  • กดบันทึก > กดยืนยัน

ระบบจะบันทึกรายการจ่ายของคุณ และแจ้งเตือนไปยังผู้ที่รับผิดชอบการบัญชีอัตโนมัติ



5. การบัญชี : ตั้งค่าสมุดบัญชีธนาคารของคุณ และกระทบยอดซื้อ-ยอดขาย

บันทึกรายการทางบัญชี และกระทบยอดซื้อ-ยอดขาย รวมถึงมีการบันทึกภาษีซื้อและภาษีขายในระบบ

การบัญชี

การบัญชี > การกำหนดค่า > บัญชี >  สมุดรายวัน

ตั้งค่าสมุดบัญชีบริษัทคุณ

  • กดที่สมุดบัญชีธนาคาร

  • กด Edit > แก้ไขชื่อบัญชีธนาคาร
  • ใส่รายละเอียดธนาคารของคุณ
  • กดบันทึก.

เชคยอดซื้อ ยอดขายได้ที่นี่ 

(เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ และใบสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว)

กด การบัญชี > แดชบอร์ด

สมุดขายรายวันขาย : มีใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้ชำระเงิน 1 รายการ  

สมุดรายวันซื้อ : มีบิลที่ต้องชำระ 1 รายการ

1. บันทึกยอดขายใบแรกของคุณ เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว

การบัญชี > แดชบอร์ด

  • กดที่ "ใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้ชำระเงิน 1 รายการ"
    หรือ สามารถกดที่ (การบัญชี > ลูกค้า > ใบแจ้งหนี้ > ระบบจะขึ้นรายการที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมด)

  • เมื่อเข้าสู่หน้ารายการแจ้งหนี้แล้ว

  • กดลงทะเบียนการจ่ายเงิน 

  • หน้าต่างจะเด้ง Pop up ขึ้นมาเป็นสมุดบัญชีค่าเริ่มต้นที่คุณตั้งค่าไว้

  • กด "สร้างการชำระเงิน" และกด "บันทึก" 

  • ระบบจะขึ้น "เงินดาวน์"

  • เสร็จสิ้นการบันทึกการจ่าย

สามารถกด "พิมพ์" ใบเสร็จรับเงิน เพื่อส่งให้ทางลูกค้าได้

 2. สร้างข้อมูล Statement ของบริษทคุณในครั้งแรก (กระทบยอดขาย)

การบัญชี > บัญชี > Bank and cash > Bank Statement

  • กด Create ใบแจ้งยอดธนาคาร
  • เลขอ้างอิงให้ใส่เป็น เลขใบแจ้งหนี้ยอดขายแรกของคุณ 
  • ยอดเงินเริ่มต้น จะเป็นยอดที่มีใน Statement ธนาคารของคุณ (สามารถลองใส่ยอดเงินเริ่มต้นเป็น 1,000,000 บาท)
  • ดุลสิ้นงวด (เว้นไว้ใส่ตอนระบบคิดยอด Total ให้)
  • เพิ่มไลน์ ใส่วันที่รับได้เงิน / ป้ายกำกับ ใส่เลขที่ Invoice / คู่ค้า ใส่เป็นชื่อลูกค้าที่ตรงกับ Invoice / จำนวน ใส่จำนวนเงินที่ลูกค้าจ่าย (ยอดขายตรงกับใน Statement)
  • ระบบจะคำนวน (ยอดเงินเริ่มต้น + ยอดขายนี้ให้ที่ Total ด้านล่าง)
  • สามารถ Copy ยอดรวมนั้นใส่ใน "ดุลสิ้นงวด"
  • กดบันทึก > ลงบัญชี > Validate > Confirm 

*เมื่อระบบขึ้น Emojicon หน้ายิ้ม ก็ถือว่าการกระทบยอดเสร็จสิ้น*

3. บันทึกยอดจ่ายครั้งแรกของคุณ

การบัญชี > แดชบอร์ด 

  • ในหน้าสมุดรายวันซื้อ จะขึ้น " 1 บิลที่ต้องชำระ" (หรือสารมารถกดที่ การบัญชี > ผู้ขาย > บิล)
  • กด รายการจ่าย

*เมื่อชำระเงินให้ผู้ขายแล้ว*

  • กด ลงทะเบียนการจ่ายเงิน
  • เลือกสมุดบัญชีธนาคารการจ่าย และใส่บัญชีธนาคารผู้รับ (ใส่แค่ 1 ครั้งแรก ระบบจะบันทึกธนาคารผู้รับอัตโนมัติ)
  • กด สร้างการชำระเงิน
  • ระบบจะขึ้น เงินดาวน์ อัตโนมัติ

อย่าลืม Update Statement ของคุณ (ตามข้อ2)

4. บันทึก Statement ให้ยอดตรงกับบัญชีธนาคารคุณ (กระทบยอดซื้อ)

กรณีบันทึก Statement รายการสั่งซื้อ

ยอดในจำนวนเงิน ให้ใส่ติดลบด้านหน้าตัวเลข (-ยอดสั่งซื้อ) เพื่อให้ระบบหักลบยอดเงินคงเหลืออัตโนมัติ

บัญชีเชคยอด ดุลสิ้นงวดอีกครั้ง ว่าตรงกับใน Statement หรือไม่

กดบันทึก > ลงบัญชี > Validate > Confirm 

*เมื่อระบบขึ้น Emojicon หน้ายิ้ม ก็ถือว่าการกระทบยอดเสร็จสิ้น*



6. โปรเจค : สร้างโปรเจคงาน เพื่อติดตามความคืบหน้าของงาน และคนในทีม

การสร้างสถานะงาน ช่วยให้คุณรู้ความคืบหน้าของงาน และยังสามารถรู้ชั่วโมงงานที่แท้จริง ให้คุณคำนวนต้นทุนในงานได้

โปรเจค

โปรเจค > โปรเจค

สร้างโปรเจคงานแรกของคุณ


  • กด Create เพื่อสร้างโปรเจคแรกของคุณ
  • ใส่ชื่อ โปรเจค

    - สามารถเรียกเก็บเงินได้ : เป็นโปรเจกต์ที่สร้างใบเสนอราคาในนี้ต่อได้ หากเป็นโปรเจคภายในองค์กรไม่ได้ติ้ก

    - ใบบันทึกเวลา : สามารถบันทึกเวลาการทำงานของทีมงานในโปรเจกต์

  • กดสร้าง
  • ใส่ชื่อคอลัมน์ (หัวข้อของแทบสถานะงาน) : สามารถเพิ่มคอลัมน์ให้ตรงกับสถานะการทำงาน
  • กด Create (กล่องหัวข้องาน) : ใส่หัวข้องาน และผู้รับผิดชอบ สามารถใส่ผู้รับผิดชอบได้มากกว่า 1 ท่าน 
  • กด Add

    สามารถกดดูตัวอย่างเทมเพลตโปรเจคได้ที่ "🚀แผนโครงการ (Project)" 
     

สามารถใส่รายละเอียด และข้อมูลงานในกล่องหัวข้องานนั้นๆ

  • กดที่ กล่องหัวข้องาน

  • กด Edit
              • กรอกรายละเอียด ชื่อลูกค้า / เส้นตาย(Dead line) / ป้ายกำกับ(Hashtag)

                - รายละเอียด : สามารถพิมพ์รายละเอียดงาน + ใส่ภาพบรีฟงานให้ผู้รับผิดชอบได้
                - Gantt Details : ใส่รายละเอียดข้อมูลกำหนดการทำงานในโปรเจคนี้ได้
                - ใบบันทึกเวลา : ให้ผู้รับผิดชอบโปรเจค เข้ามาบันทึกเวลาทำงาน และอัพเดดสถานะการทำงานได้
                - Link Task : เชื่อมต่อกับกล้องหหัวข้องานอื่นๆได้

การแชร์ข้อมูลโปรเจคให้ผู้ใช้งานอื่นๆ หรือลูกค้า สามารถทำได้ดังนี้

แชร์ข้อมูลทั้งโปรเจค 

  •  ไปที่หน้าโปรเจคทั้งหมด
  • กด จุด3จุด มุมบนขวาของกล่องโปรเจค
  • กดแบ่งปัน 
  • ระบบจะขึ้นหน้าต่าง Pop up 

    - ตั้งค่า : Access Mode ให้อ่านอย่างเดียว / แก้ไขได้

    - ลิ้งค์ : สำหรับ Copy link นี้เพื่อส่งต่อ

    - ผู้รับ : สามารถเลือก User ผู้รับได้ หากมีบันทึกไว้ในระบบอยู่แล้ว

    - โน้ต : เพิ่ม โน้ตได้เพิ่มเติม

  • กรณีเลือก User ผู้รับเรียบร้อย ให้กดส่ง / หรือส่งให้ผู้รับนอกระบบ ให้ กดคัลลอกลิ้งค์เพื่อแชร์โปรเจคให้ผู้รับ

มุมมองของผู้ได้รับลิ้งค์ดูโปรเจคงาน (คนนอกระบบบริษัท)

สามารถคอมเมนต์ แสดงความคิดเห็นได้ในลิ้งค์นี้ 

โปรเจค เชื่อมต่อกับใบเสนอราคาอัตโนมัติ

วิธีที่ 1 สร้างสินค้าเป็นประเภทบริการ เพื่อสร้างคำสั่งเชื่อมกับโปรเจค​


  • กดสร้างสินค้าเป็นประเภทบริการ
  • สร้างคำสั่ง เลือก > โปรเจค

เท่านี้ เมื่อมีคำสั่งขายที่เป็นบริการสินค้าดังกล่าว ใบเสนอราคานี้จะสร้างโปรเจคงานอัตโนมัติ

วิธีที่ 2 สร้างโปรเจคก่อน แล้วเชื่อมใบเสนอราคาภายหลัง
(กรณีนี้สามารถทำได้เฉพาะ ใบเสนอราคาที่มีรายการเป็นสินค้าประเภทบริการ รวมอยู่ด้วยเท่านั้น)

  • กด 3 จุด บนขวา ของกล่องโปรเจคที่คุณต้องการ

  • เลือก แก้ไข
  • กด ออกใบแจ้งหนี้
  • ค่าเริ่มต้นรายการสั่งขาย ให้เลือก ใบเสนอราคาที่ต้องการเชื่อมโปรเจค
  • กด บันทึก

จะเห็นว่า มีปุ่มสร้างใบแจ้งหนี้ในหน้าโปรเจคได้ 

หากโปรเจคนี้ดำเนินการไปถึงขั้นตอนที่ต้องเรียกชำระเงินลูกค้า สามารถกดสร้างใบแจ้งหนี้ในหน้าโปรเจคได้เลยอัตโนมัติ



7. CRM: สร้างไปป์ไลน์ติดตามสถานะการขายของทีมงาน

การมีไปป์ไลน์เพื่อรับรู้สถานะการขาย ช่วยให้คุณรู้และแก้ปัญหาในการขายได้แบบ Real Time

CRM

CRM > การขาย > ไปป์ไลน์ของฉัน 

  • Create

        • กรอกรายละเอียดผู้ติดต่อ
              - องค์กร / ติดต่อ : ชื่อบริษัท หรือชื่อผู้ติดต่อ
              - โอกาส : รายการที่ต้องการจะซื้อ

              - อีเมลล์
              - โทรศัพท์ 
              - เป้าหมายรายได้ : รายได้คาดการณ์ของผู้ติดต่อรายนี้
              - เครื่องหมายดาว : เพื่อกำหนดเกณฑ์ความสำคัญของผู้ติดต่อรายนี้ได้
  • กด Add

ใส่ข้อมูลผู้ติดต่อใหม่ได้ไม่จำกัด ให้คุณได้รู้จำนวนลูกค้าที่แท้จริงในแต่ละเดือน

ตัวอย่าง Pipeline และการใช้งาน ทำให้รู้ว่าทีมขายมีความสามารถในการปิดยอดได้มากน้อยแค่ไหน

ทีมขายสามารถย้าย กล่องผู้ติดต่อ ไปยังสถานะต่างๆได้ โดยตัวเลขที่เป็นเป้าหมายรายได้ จะรวมอยู่บนมุมขวาล่างของแทบสถานะดังกล่าว

ทำให้ทีมขายเห็นโอกาสและความเป็นไปได้ของยอดขายในแต่ละวัน


หากปิดดีลจากลูกค้ารายนั้นได้ สามารถสร้างใบเสนอราคาจากกล่องข้อมูลผู้ติดต่อได้เลย

- กดที่ กล่องข้อมูลลูกค้า

- กด ใบเสนอราคาใหม่

ระบบจะเชื่อมต่อไปยัง สร้างใบเสนอราคา ได้ทันที

หากใช้งานแล้วมีข้อสงสัยเพิ่มเติม

Add : TaaxTeam LineOA Support 

ยังไม่ได้สมัคร TaaxTeam ? 

เริ่มต้นทดลองใช้ฟรี 30 วัน และสร้างใบเสนอราคาใบแรกของคุณให้ลูกค้าประทับใจได้เลย!