TaaxTeam - คู่มือแนะนำการใช้งาน
WorkFlow แนะนำสำหรับ SME ใช้งานได้จริง!
1. การตั้งค่า : เริ่มต้นตั้งค่าบริษัท และผู้ใช้งานของคุณ
ข้อมูลการตั้งค่า จะไปอยู่ในหัวบิลเอกสารในระบบทั้งหมด
การตั้งค่า
ตั้งค่า > บริษัท > บริษัท
พิมพ์ชื่อ รายละเอียด และใส่ Logo บริษัทของคุณ
-
กดที่ชื่อบริษัท
-
กด Edit > กรอกข้อมูลบริษัท/ร้านค้าของคุณให้ครบถ้วน
(ใส่โลโก้ได้ที่มุมขวา) -
กดบันทึก
ข้อมูลบริษัท จะแสดงทุกเอกสารในระบบ
ตั้งค่าผู้ใช้งานในบริษัทคุณ
สามารถ Add ทีมงานในบริษัทคุณได้ ตามจำนวนผู้ใช้งานใน Package
ตั้งค่า > บริษัท > ผู้ใช้งาน
- ตั้งชื่อผู้ใช้ / ใส่ E-mail ผู้ใช้ในระบบ
- กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงในแต่ละฟีเจอร์
- กดบันทึก
- กด Create
สามารถส่งคำเชิญเข้า Work space TaaxTeam บริษัทคุณได้
2. สินค้าคงคลัง : สร้างสินค้าหรือบริการของคุณ
เริ่มสร้างสินค้าหรือบริการในบริษัท ก่อนที่จะดำเนินการออกใบเสนอราคา
สินค้าคงคลัง
สินค้าคงคลัง > สินค้า > สินค้า
ลองสร้างสินค้าชิ้นแรกในระบบบริษัทคุณ
- กด Crate สินค้า
-
พิมพ์ชื่อสินค้า
- คลิก เลือกสินค้า : สามารถขายได้ / สามารถซื้อได้
- ข้อมูลทั่วไป (หากมีครบ กรอกให้ครบถ้วน)
- เลือกประเภทสินค้า (ถ้าเป็นสินค้าบริการ ให้เลือกประเภทสินค้าบริการ)
- ใส่ราคาขาย
- เลือกภาษี
- ต้นทุน
- หน่วยวัด
- ใส่ภาพสินค้า ที่มุมบนขวา
- กดบันทึก
อัพเดดปริมาณสต็อกสินค้าที่มีอยู่ :
- หากเป็นสินค้าที่จัดเก็บได้ > ลองอัพเดดปริมาณสินค้าของคุณ
- กด อัพเดดปริมาณในหน้าสินค้า
- กด Create
- กรอกเลขปริมาณ ในช่อง Counted Quantity
- กดบันทึก
- กด ติ้ก ✅ ที่รายการสินค้า
- กด ใช้
- ระบบ บันทึกวันที่เปลี่ยนแปลงปริมาณ
-
กดใช้
อัพเดดปริมาณเรียบร้อย
3. การขาย : สร้างใบเสนอราคาใบแรกของคุณ
ใบเสนอราคา จะเชื่อมต่อกับสต็อกสินค้าหากมีการยืนยันการสั่งซื้อ จะตัดสต็อกอัตโนมัติ
การขาย
การขาย > ใบเสนอราคา/คำสั่งขาย > ใบเสนอราคา
สร้างใบเสนอราคาใบแรกของคุณ การใส่สินค้าหรือบริการจะเชื่อมต่อกับสินค้าที่คุณสร้างอัตโนมัติ
-
กด Create
- กรอกชื่อลูกค้า (หากเป็นลูกค้าใหม่ - กดสร้างและแก้ไข กรอกข้อมูลลูกค้าให้ครบถ้วน)
- เลือกวันสิ้นสุดใบเสนอราคา
- เลือกรายการราคา (สกุลเงิน / หากเป็นสกุลอื่นๆ สามารถตั้งค่าเพิ่มเติมได้ > การขาย > สินค้า > รายการราคา)
-
กำหนด เงื่อนไขการชำระเงิน
ไลน์คำสั่ง :
- กดเพิ่มสินค้า > ลองเลือกเป็นสินค้าที่คุณสร้าง
- ใส่จำนวน / ราคาต่อหน่วย / ภาษี (กรณีไม่มีสามารถเอาออกได้) / ส่วนลด
- สามารถเพิ่มโน๊ตใส่รายละเอียดอื่นๆ ในบรรทัดต่อไปได้
- ช่องด้านล่าง สามารถปรับเปลี่ยนข้อมูลการชำระเงินของคุณได้
- ตรวจสอบข้อมูล
-
กดบันทึก
การส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า ทำได้ 2 วิธี
วิธีที่ 1: กดส่งอีเมลล์ สามารถกดส่งที่ปุ่ม ส่งโดยอีเมลล์ ได้เลยหน้าใบเสนอราคา
- กด ส่งโดยอีเมลล์
ระบบจะสร้างเทมเพลตการร่างอีเมลล์ (สามารถแก้ไขได้) และสร้างใบเสนอราคาเป็นไฟล์ PDF. ให้อัตโนมัติ
- กดยืนยัน ใบเสนอราคา เมื่อลูกค้า Approved ใบเสนอราคานั้นแล้ว
- ระบบจะขึ้นสถานะ คำสั่งขาย ให้อัตโนมัติ
วิธีที่ 2:
แชร์ลิ้งค์ให้ลูกค้าได้ (หากลูกค้าเซนใบเสนอราคาในลิ้งค์ ระบบจะยืนยันใบเสนอราคาอัตโนมัติ)
- กดยืนยัน ใบเสนอราคา เมื่อลูกค้า Approved ใบเสนอราคานั้นแล้ว
- ระบบจะขึ้นสถานะ คำสั่งขาย ให้อัตโนมัติ
วิธีสร้างใบแจ้งหนี้เมื่อลูกค้ายืนยันใบเสนอราคาแล้ว
-
กดสร้างใบแจ้งหนี้
-
ระบบจะเด้งหน้าต่างการจ่ายของใบแจ้งหนี้
- ใบแจ้งหนี้ปกติ : ชำระเต็มจำนวน
- เงินดาวน์ (เปอร์เซ็นต์) : แบ่งชำระคิดตาม %
- จำนวนเงินดาวน์ (จำนวนคงที่) : แบ่งชำระเป็นยอดเงิน
- กดสร้างและดูใบแจ้งหนี้
- ตรวจสอบคความถูกต้องอีกครั้ง > กดยืนยัน
-
กดส่งและพิมพ์ จะเป็นการส่งทาง E-mail ลูกค้า
ระบบจะขึ้นใบแจ้งหนี้รายการนี้ ที่ฟีเจอร์การบัญชีอัตโนมัติ (บัญชีสามารถเข้ามาเชควันกำหนดชำระเงินได้)
เมื่อลูกค้าชำระเงินเรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการต่อที่ฟีเจอร์การบัญชี
4. สั่งซื้อ : สั่งซื้อสินค้าชิ้นแรกในระบบ
ซื้อสินค้าเข้าบริษัทจะเชื่อมต่อกับสต็อกของสินค้าอัตโนมัติ หากมีการได้รับสินค้าแล้ว
สั่งซื้อ
สั่งซื้อ > รายการสั่งซื้อ > ใบแจ้งขอใบเสนอราคา
สร้างใบขอใบเสนอราคากับผู้ขายก่อน (Request for Quotation)
หรือกรณีทราบราคาสินค้าแล้ว สามารถสร้างเป็นใบสั่งซื้อ (Purchase order) ได้ทันที
การสร้างใบขอใบเสนอราคา (Request for Quotation)
-
กด Create
-
กรอกชื่อผู้ขาย (กรณียังไม่มีข้อมูล กดสร้างและแก้ไข ใส่ข้อมูลบันทึกในระบบ)
> Order Deadline (กำหนดวันสิ้นสุดการขอใบเสนอราคา) > Deriver to (เลือกคลังสินค้า) -
ไลน์คำสั่ง
กรอกชื่อสินค้า > เพิ่มรายการสินค้า > จำนวน > ภาษี (กรณียังไม่ทราบราคาจากผู้ขาย ให้กรอกภายหลัง) - กดบันทึก
- กดส่งทางอีเมลล์ คือ การส่งใบขอใบเสนอราคาให้ผู้ขาย (แก้ไขเทมเพลตได้)
- กดพิมพ์ RFQ คือ Request for Quotation (พิมพ์ใบขอใบเสนอราคา เซฟเป็น PDF.)
- เมื่อผู้ขายส่งใบเสนอราคามา สามารถแก้ไขราคาในใบสั่งซื้อ
-
กดยืนยันการสั่งซื้อ คือ การยืนยันราคา และจำนวนของการสั่งซื้อบิลนี้
เมื่อได้รับสินค้าแล้ว
-
กด Recieve products คือ การยืนยันการรับสินค้า (กรุณาเชคจำนวนก่อนกดรับสินค้า)
*หากได้รับสินค้าไม่ครบ ให้กดที่ icon
เพื่อแก้ไขจำนวนที่ได้รับ > หน้าต่างจะเด้งให้ใส่จำนวนจริงที่ได้รับ > เพิ่มไลน์ > เลือกคลัง > ใส่จำนวนจริง > กด ยืนยัน*
- กดตรวจสอบ > ระบบจะขึ้นให้โอนย้ายเข้าคลังทันที > กดใช้
-
ระบบจะขึ้นสถานะใบสั่งซื้อนั้น เป็นสถานะ รอออกบิล อัตโนมัติ
เมื่อผู้ขายออกใบแจ้งหนี้ (Invoice) ให้เราเรียบร้อยแล้ว
-
กดสร้างบิล
-
Edit เพื่อกรอกข้อมูลเพิ่มเติม
-
กรอกรายการเอกสารให้ครบถ้วน *สำคัญ : ลงวันที่ออกบิล วันที่ลงบัญชี และวันกำหนดจ่ายให้ตรง
-
กด Tax Invoice > ใส่ Tax Invoice Number (เลขใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย) > Tax Invoice Date (วันที่แจ้งหนี้จากผู้ขาย)
สามารถแนบไฟล์บิล Invoice ของผู้ขายได้ที่ Log Note ด้านล่าง*
Log note แนบเอกสาร ทำได้ทุกฟีเจอร์
เชครายการก่อนกดยืนยันใบสั่งซื้อ
-
กดดูรายการ และเชคราคาอีกครั้ง
- กดบันทึก > กดยืนยัน
ระบบจะบันทึกรายการจ่ายของคุณ และแจ้งเตือนไปยังผู้ที่รับผิดชอบการบัญชีอัตโนมัติ
5. การบัญชี : ตั้งค่าสมุดบัญชีธนาคารของคุณ และกระทบยอดซื้อ-ยอดขาย
บันทึกรายการทางบัญชี และกระทบยอดซื้อ-ยอดขาย รวมถึงมีการบันทึกภาษีซื้อและภาษีขายในระบบ
การบัญชี
การบัญชี > การกำหนดค่า > บัญชี > สมุดรายวัน
ตั้งค่าสมุดบัญชีบริษัทคุณ
-
กดที่สมุดบัญชีธนาคาร
- กด Edit > แก้ไขชื่อบัญชีธนาคาร
- ใส่รายละเอียดธนาคารของคุณ
-
กดบันทึก.
เชคยอดซื้อ ยอดขายได้ที่นี่
(เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้ และใบสั่งซื้อเรียบร้อยแล้ว)
กด การบัญชี > แดชบอร์ด
สมุดขายรายวันขาย : มีใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้ชำระเงิน 1 รายการ
สมุดรายวันซื้อ : มีบิลที่ต้องชำระ 1 รายการ
1. บันทึกยอดขายใบแรกของคุณ เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว
การบัญชี > แดชบอร์ด
-
กดที่ "ใบแจ้งหนี้ยังไม่ได้ชำระเงิน 1 รายการ"
หรือ สามารถกดที่ (การบัญชี > ลูกค้า > ใบแจ้งหนี้ > ระบบจะขึ้นรายการที่ลูกค้าค้างชำระทั้งหมด)
-
เมื่อเข้าสู่หน้ารายการแจ้งหนี้แล้ว
-
กดลงทะเบียนการจ่ายเงิน
-
หน้าต่างจะเด้ง Pop up ขึ้นมาเป็นสมุดบัญชีค่าเริ่มต้นที่คุณตั้งค่าไว้
-
กด "สร้างการชำระเงิน" และกด "บันทึก"
-
ระบบจะขึ้น "เงินดาวน์"
-
เสร็จสิ้นการบันทึกการจ่าย
สามารถกด "พิมพ์" ใบเสร็จรับเงิน เพื่อส่งให้ทางลูกค้าได้
2. สร้างข้อมูล Statement ของบริษทคุณในครั้งแรก (กระทบยอดขาย)
การบัญชี > บัญชี > Bank and cash > Bank Statement
- กด Create ใบแจ้งยอดธนาคาร
- เลขอ้างอิงให้ใส่เป็น เลขใบแจ้งหนี้ยอดขายแรกของคุณ
- ยอดเงินเริ่มต้น จะเป็นยอดที่มีใน Statement ธนาคารของคุณ (สามารถลองใส่ยอดเงินเริ่มต้นเป็น 1,000,000 บาท)
- ดุลสิ้นงวด (เว้นไว้ใส่ตอนระบบคิดยอด Total ให้)
- เพิ่มไลน์ ใส่วันที่รับได้เงิน / ป้ายกำกับ ใส่เลขที่ Invoice / คู่ค้า ใส่เป็นชื่อลูกค้าที่ตรงกับ Invoice / จำนวน ใส่จำนวนเงินที่ลูกค้าจ่าย (ยอดขายตรงกับใน Statement)
- ระบบจะคำนวน (ยอดเงินเริ่มต้น + ยอดขายนี้ให้ที่ Total ด้านล่าง)
- สามารถ Copy ยอดรวมนั้นใส่ใน "ดุลสิ้นงวด"
- กดบันทึก > ลงบัญชี > Validate > Confirm
*เมื่อระบบขึ้น Emojicon หน้ายิ้ม ก็ถือว่าการกระทบยอดเสร็จสิ้น*
3. บันทึกยอดจ่ายครั้งแรกของคุณ
การบัญชี > แดชบอร์ด
- ในหน้าสมุดรายวันซื้อ จะขึ้น " 1 บิลที่ต้องชำระ" (หรือสารมารถกดที่ การบัญชี > ผู้ขาย > บิล)
- กด รายการจ่าย
*เมื่อชำระเงินให้ผู้ขายแล้ว*
- กด ลงทะเบียนการจ่ายเงิน
- เลือกสมุดบัญชีธนาคารการจ่าย และใส่บัญชีธนาคารผู้รับ (ใส่แค่ 1 ครั้งแรก ระบบจะบันทึกธนาคารผู้รับอัตโนมัติ)
- กด สร้างการชำระเงิน
- ระบบจะขึ้น เงินดาวน์ อัตโนมัติ
อย่าลืม Update Statement ของคุณ (ตามข้อ2)
4. บันทึก Statement ให้ยอดตรงกับบัญชีธนาคารคุณ (กระทบยอดซื้อ)
กรณีบันทึก Statement รายการสั่งซื้อ
ยอดในจำนวนเงิน ให้ใส่ติดลบด้านหน้าตัวเลข (-ยอดสั่งซื้อ) เพื่อให้ระบบหักลบยอดเงินคงเหลืออัตโนมัติ
บัญชีเชคยอด ดุลสิ้นงวดอีกครั้ง ว่าตรงกับใน Statement หรือไม่
กดบันทึก > ลงบัญชี > Validate > Confirm
*เมื่อระบบขึ้น Emojicon หน้ายิ้ม ก็ถือว่าการกระทบยอดเสร็จสิ้น*
6. โปรเจค : สร้างโปรเจคงาน เพื่อติดตามความคืบหน้าของงาน และคนในทีม
การสร้างสถานะงาน ช่วยให้คุณรู้ความคืบหน้าของงาน และยังสามารถรู้ชั่วโมงงานที่แท้จริง ให้คุณคำนวนต้นทุนในงานได้
โปรเจค
โปรเจค > โปรเจค
สร้างโปรเจคงานแรกของคุณ
- กด Create เพื่อสร้างโปรเจคแรกของคุณ
- ใส่ชื่อ โปรเจค
- สามารถเรียกเก็บเงินได้ : เป็นโปรเจกต์ที่สร้างใบเสนอราคาในนี้ต่อได้ หากเป็นโปรเจคภายในองค์กรไม่ได้ติ้ก
- ใบบันทึกเวลา : สามารถบันทึกเวลาการทำงานของทีมงานในโปรเจกต์
- กดสร้าง
- ใส่ชื่อคอลัมน์ (หัวข้อของแทบสถานะงาน) : สามารถเพิ่มคอลัมน์ให้ตรงกับสถานะการทำงาน
- กด Create (กล่องหัวข้องาน) : ใส่หัวข้องาน และผู้รับผิดชอบ สามารถใส่ผู้รับผิดชอบได้มากกว่า 1 ท่าน
-
กด Add
สามารถกดดูตัวอย่างเทมเพลตโปรเจคได้ที่ "🚀แผนโครงการ (Project)"
สามารถใส่รายละเอียด และข้อมูลงานในกล่องหัวข้องานนั้นๆ
-
กดที่ กล่องหัวข้องาน
- กด Edit
-
-
-
-
-
-
-
กรอกรายละเอียด ชื่อลูกค้า / เส้นตาย(Dead line) / ป้ายกำกับ(Hashtag)
- รายละเอียด : สามารถพิมพ์รายละเอียดงาน + ใส่ภาพบรีฟงานให้ผู้รับผิดชอบได้
- Gantt Details : ใส่รายละเอียดข้อมูลกำหนดการทำงานในโปรเจคนี้ได้
- ใบบันทึกเวลา : ให้ผู้รับผิดชอบโปรเจค เข้ามาบันทึกเวลาทำงาน และอัพเดดสถานะการทำงานได้
- Link Task : เชื่อมต่อกับกล้องหหัวข้องานอื่นๆได้
-
กรอกรายละเอียด ชื่อลูกค้า / เส้นตาย(Dead line) / ป้ายกำกับ(Hashtag)
-
-
-
-
-
การแชร์ข้อมูลโปรเจคให้ผู้ใช้งานอื่นๆ หรือลูกค้า สามารถทำได้ดังนี้
แชร์ข้อมูลทั้งโปรเจค
- ไปที่หน้าโปรเจคทั้งหมด
- กด จุด3จุด มุมบนขวาของกล่องโปรเจค
- กดแบ่งปัน
- ระบบจะขึ้นหน้าต่าง Pop up
- ตั้งค่า : Access Mode ให้อ่านอย่างเดียว / แก้ไขได้
- ลิ้งค์ : สำหรับ Copy link นี้เพื่อส่งต่อ
- ผู้รับ : สามารถเลือก User ผู้รับได้ หากมีบันทึกไว้ในระบบอยู่แล้ว
- โน้ต : เพิ่ม โน้ตได้เพิ่มเติม
-
กรณีเลือก User ผู้รับเรียบร้อย ให้กดส่ง / หรือส่งให้ผู้รับนอกระบบ ให้ กดคัลลอกลิ้งค์เพื่อแชร์โปรเจคให้ผู้รับ
มุมมองของผู้ได้รับลิ้งค์ดูโปรเจคงาน (คนนอกระบบบริษัท)
สามารถคอมเมนต์ แสดงความคิดเห็นได้ในลิ้งค์นี้
โปรเจค เชื่อมต่อกับใบเสนอราคาอัตโนมัติ
วิธีที่ 1 สร้างสินค้าเป็นประเภทบริการ เพื่อสร้างคำสั่งเชื่อมกับโปรเจค
- กดสร้างสินค้าเป็นประเภทบริการ
- สร้างคำสั่ง เลือก > โปรเจค
เท่านี้ เมื่อมีคำสั่งขายที่เป็นบริการสินค้าดังกล่าว ใบเสนอราคานี้จะสร้างโปรเจคงานอัตโนมัติ
วิธีที่ 2 สร้างโปรเจคก่อน แล้วเชื่อมใบเสนอราคาภายหลัง
(กรณีนี้สามารถทำได้เฉพาะ ใบเสนอราคาที่มีรายการเป็นสินค้าประเภทบริการ รวมอยู่ด้วยเท่านั้น)
-
กด 3 จุด บนขวา ของกล่องโปรเจคที่คุณต้องการ
- เลือก แก้ไข
- กด ออกใบแจ้งหนี้
- ค่าเริ่มต้นรายการสั่งขาย ให้เลือก ใบเสนอราคาที่ต้องการเชื่อมโปรเจค
- กด บันทึก
จะเห็นว่า มีปุ่มสร้างใบแจ้งหนี้ในหน้าโปรเจคได้
หากโปรเจคนี้ดำเนินการไปถึงขั้นตอนที่ต้องเรียกชำระเงินลูกค้า สามารถกดสร้างใบแจ้งหนี้ในหน้าโปรเจคได้เลยอัตโนมัติ
7. CRM: สร้างไปป์ไลน์ติดตามสถานะการขายของทีมงาน
การมีไปป์ไลน์เพื่อรับรู้สถานะการขาย ช่วยให้คุณรู้และแก้ปัญหาในการขายได้แบบ Real Time
CRM
CRM > การขาย > ไปป์ไลน์ของฉัน
-
Create
-
-
-
- กรอกรายละเอียดผู้ติดต่อ
- องค์กร / ติดต่อ : ชื่อบริษัท หรือชื่อผู้ติดต่อ
- โอกาส : รายการที่ต้องการจะซื้อ
- อีเมลล์
- โทรศัพท์
- เป้าหมายรายได้ : รายได้คาดการณ์ของผู้ติดต่อรายนี้
- เครื่องหมายดาว : เพื่อกำหนดเกณฑ์ความสำคัญของผู้ติดต่อรายนี้ได้
- กรอกรายละเอียดผู้ติดต่อ
-
-
-
กด Add
ใส่ข้อมูลผู้ติดต่อใหม่ได้ไม่จำกัด ให้คุณได้รู้จำนวนลูกค้าที่แท้จริงในแต่ละเดือน
ตัวอย่าง Pipeline และการใช้งาน ทำให้รู้ว่าทีมขายมีความสามารถในการปิดยอดได้มากน้อยแค่ไหน
ทีมขายสามารถย้าย กล่องผู้ติดต่อ ไปยังสถานะต่างๆได้ โดยตัวเลขที่เป็นเป้าหมายรายได้ จะรวมอยู่บนมุมขวาล่างของแทบสถานะดังกล่าว
ทำให้ทีมขายเห็นโอกาสและความเป็นไปได้ของยอดขายในแต่ละวัน
หากปิดดีลจากลูกค้ารายนั้นได้ สามารถสร้างใบเสนอราคาจากกล่องข้อมูลผู้ติดต่อได้เลย
- กดที่ กล่องข้อมูลลูกค้า
- กด ใบเสนอราคาใหม่
ระบบจะเชื่อมต่อไปยัง สร้างใบเสนอราคา ได้ทันที
หากใช้งานแล้วมีข้อสงสัยเพิ่มเติม
Add : TaaxTeam LineOA Support
ยังไม่ได้สมัคร TaaxTeam ?
เริ่มต้นทดลองใช้ฟรี 30 วัน และสร้างใบเสนอราคาใบแรกของคุณให้ลูกค้าประทับใจได้เลย!