บทนำ: ปัญหาซัพพลายเออร์ส่งของช้า ไม่ใช่แค่เรื่องน่ารำคาญ แต่คือ 'ต้นทุนที่มองไม่เห็น' ของธุรกิจคุณ

เสียงโทรศัพท์จากฝ่ายผลิตดังขึ้นอีกครั้ง "พี่ครับ วัตถุดิบ A ยังไม่เข้าเลย ไลน์ผลิตกำลังจะหยุดแล้ว" ในขณะเดียวกัน ทีมขายก็เพิ่งแจ้งข่าวร้ายว่าต้องปฏิเสธออเดอร์ใหญ่จากลูกค้ารายสำคัญ เพราะสินค้าในสต็อกไม่พอส่งมอบ... นี่คือสถานการณ์ที่ผู้บริหาร SME จำนวนมากคุ้นเคยเป็นอย่างดี ปัญหาซัพพลายเออร์ส่งของช้าหรือไม่ครบถ้วน (Non-OTIF) ไม่ได้สร้างแค่ความหงุดหงิด แต่มันกำลังกัดกินกำไรและทำลายชื่อเสียงของบริษัทคุณอย่างเงียบๆ

การตัดสินใจจากความรู้สึกหรือความสัมพันธ์เก่าแก่กับซัพพลายเออร์นั้นใช้ไม่ได้ผลอีกต่อไปในยุคที่การแข่งขันสูงเช่นนี้ ถึงเวลาแล้วที่เราต้องเปลี่ยนมาใช้เครื่องมือที่เป็นระบบในการวัดผล เพื่อให้ทุกการตัดสินใจเกี่ยวกับซัพพลายเชนของคุณตั้งอยู่บนข้อมูลที่จับต้องได้ ไม่ใช่การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าไปวันๆ

เปิดแผลธุรกิจ: ต้นทุนแฝง 5 ประการเมื่อซัพพลายเออร์ไร้ประสิทธิภาพ

ความเสียหายจากการที่ซัพพลายเออร์ส่งมอบสินค้าล่าช้าหรือได้ของไม่ครบนั้นร้ายแรงกว่าแค่ความไม่สะดวกสบาย มันคือตัวเลขขาดทุนที่ชัดเจนซึ่งส่งผลกระทบต่อทุกภาคส่วนของธุรกิจ:

• สูญเสียโอกาสทางการขาย: เมื่อวัตถุดิบขาดแคลนจนผลิตไม่ทัน หรือสินค้าสำเร็จรูปหมดสต็อก ลูกค้าก็ไม่รอ พวกเขาพร้อมจะเปลี่ยนไปหาคู่แข่งทันที นี่คือรายได้ที่หายไปอย่างน่าเสียดาย
• ต้นทุนการผลิตพุ่งสูง: การหยุดชะงักของสายการผลิตแม้เพียงชั่วคราวหมายถึงค่าใช้จ่ายคงที่ที่สูญเปล่า ทั้งค่าแรงพนักงานและค่าเสื่อมราคาเครื่องจักร นอกจากนี้ยังอาจนำไปสู่ต้นทุนการทำงานล่วงเวลาเพื่อเร่งผลิตให้ทันตามกำหนด
• ค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการเพิ่มขึ้น: ทีมจัดซื้อต้องเสียเวลาและพลังงานไปกับการโทรติดตามทวงถามสินค้าแทนที่จะได้ใช้เวลาไปกับการเจรจาต่อรองเชิงกลยุทธ์หรือหาซัพพลายเออร์รายใหม่ที่ดีกว่า
• ต้นทุนสต็อกบวม: เพื่อป้องกันปัญหาสินค้าขาดสต็อก หลายบริษัทเลือกที่จะสั่งของมาตุนเผื่อ (Safety Stock) เกินความจำเป็น ซึ่งนั่นคือเงินทุนที่จมอยู่ในคลังสินค้า และยังเพิ่มความเสี่ยงที่สินค้าจะเสื่อมสภาพหรือตกรุ่น
• ทำลายความน่าเชื่อถือของแบรนด์: การผิดนัดส่งมอบกับลูกค้าบ่อยครั้งทำลายความไว้วางใจและชื่อเสียงที่สั่งสมมานาน ซึ่งเป็นความเสียหายระยะยาวที่ประเมินค่าได้ยาก แต่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อการเติบโตของธุรกิจ

รู้จัก OTIF: เปลี่ยน 'ความรู้สึก' ให้เป็น 'ข้อมูล' ในการวัดผลซัพพลายเออร์

ทางออกของปัญหานี้คือการนำตัวชี้วัดที่เป็นมาตรฐานสากลมาใช้ นั่นคือ OTIF (On-Time, In-Full) ซึ่งเป็น KPI ซัพพลายเออร์ที่วัดประสิทธิภาพใน 2 มิติสำคัญพร้อมกัน คือ On-Time (ความตรงต่อเวลา) และ In-Full (ความครบถ้วน) การใช้ OTIF ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมประสิทธิภาพของคู่ค้าได้อย่างสมบูรณ์และเป็นธรรม ต่างจากการประเมินด้วยความรู้สึกอย่างสิ้นเชิง

วิธีคำนวณและเริ่มต้นใช้งาน OTIF แบบจับมือทำ

การคำนวณ OTIF ไม่ได้ซับซ้อนอย่างที่คิด หัวใจสำคัญคือการนับเฉพาะออเดอร์ที่ "สมบูรณ์แบบ" เท่านั้น คือต้องเข้าเงื่อนไขทั้ง On-Time และ In-Full พร้อมกัน หากขาดอย่างใดอย่างหนึ่งไป จะถือว่าออเดอร์นั้นได้ 0 คะแนนทันที นี่คือ 5 ขั้นตอนในการเริ่มต้น:

1. Step 1: กำหนดนิยาม 'On-Time' กำหนดกรอบเวลาที่ยอมรับได้สำหรับการส่งมอบให้ชัดเจน เช่น การส่งมอบต้องเกิดขึ้นตรงกับวันที่ระบุในใบสั่งซื้อ (PO) หรืออาจยืดหยุ่นได้ +/- 1 วันทำการ
2. Step 2: กำหนดนิยาม 'In-Full' กำหนดว่าการส่งมอบที่ครบถ้วนหมายถึงอะไร โดยทั่วไปคือต้องได้รับสินค้าครบทุกรายการและตรงตามจำนวนที่สั่ง 100% ไม่มีขาด ไม่มีเกิน และต้องเป็นสินค้าที่ถูกต้องตามสเปก
3. Step 3: รวบรวมข้อมูล ดึงข้อมูลสำคัญจาก 2 เอกสารหลัก คือ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order - PO) เพื่อดูวันที่กำหนดส่งและจำนวนที่สั่ง และ ใบบันทึกการรับสินค้า (Goods Receipt Note - GRN) เพื่อดูวันที่รับของจริงและจำนวนที่ได้รับจริง
4. Step 4: คำนวณคะแนน ตรวจสอบทีละออเดอร์ หากออเดอร์ใดเข้าเงื่อนไขทั้งข้อ 1 และ 2 พร้อมกัน (ทั้ง On-Time และ In-Full) ให้ถือว่าออเดอร์นั้นได้ 1 คะแนน OTIF หากไม่เข้าเงื่อนไขแม้แต่ข้อเดียว จะได้ 0 คะแนน
5. Step 5: แสดงผลและวิเคราะห์ นำผลลัพธ์มาคำนวณเป็นเปอร์เซ็นต์ด้วยสูตร: (จำนวนออเดอร์ที่ได้คะแนน OTIF / จำนวนออเดอร์ทั้งหมดในช่วงเวลาที่วัด) x 100

ได้ข้อมูลแล้วไปต่ออย่างไร? ใช้คะแนน OTIF สร้างความได้เปรียบให้ธุรกิจ

ข้อมูลคะแนน OTIF ไม่ได้มีไว้เพื่อดูเฉยๆ แต่มันคือเครื่องมือทรงพลังที่จะยกระดับการจัดการซัพพลายเชนของคุณ คุณสามารถนำข้อมูลนี้ไปใช้สื่อสารกับซัพพลายเออร์ได้อย่างตรงไปตรงมา แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพของพวกเขาด้วยตัวเลข ไม่ใช่คำพูดลอยๆ นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นเกณฑ์สำคัญในการเจรจาต่อสัญญา การพิจารณาให้โบนัส หรือแม้กระทั่งการตัดสินใจในการคัดเลือกซัพพลายเออร์รายใหม่

Pro Tip: แบ่งกลุ่มซัพพลายเออร์ตามคะแนน OTIF (เช่น กลุ่ม A: >95%, กลุ่ม B: 85-95%, กลุ่ม C: <85%) เพื่อกำหนดกลยุทธ์ในการบริหารจัดการที่แตกต่างกัน กลุ่ม A คือคู่ค้าเชิงกลยุทธ์ที่ต้องรักษาและพัฒนาความสัมพันธ์, กลุ่ม B คือกลุ่มที่ต้องให้ Feedback เพื่อปรับปรุง, ส่วนกลุ่ม C คือกลุ่มที่มีความเสี่ยงสูงและต้องพิจารณาหาซัพพลายเออร์รายใหม่มาทดแทนหรือลดปริมาณการสั่งซื้อลง

ทางลัดสู่การวัดผล OTIF ที่แม่นยำ: ทำไมการใช้ Excel ถึงไม่ใช่คำตอบระยะยาว

หลายธุรกิจอาจเริ่มต้นติดตาม OTIF ด้วย Spreadsheet ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี แต่ในระยะยาวกลับไม่ใช่คำตอบที่ยั่งยืน เพราะการทำงานแบบ Manual นั้นเสี่ยงต่อความผิดพลาดของข้อมูล (Human Error), ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน (Real-time), และที่สำคัญคือการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างฝ่ายจัดซื้อ คลังสินค้า และบัญชีทำได้ยากมาก ทำให้เสียเวลาในการรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลมหาศาล

ทางลัดที่ยั่งยืนและแม่นยำกว่าคือการใช้เทคโนโลยีอย่าง ระบบ ERP สำหรับธุรกิจผลิต เข้ามาช่วย ระบบ ERP ที่ดีจะเชื่อมโยงข้อมูลการสั่งซื้อ (PO) และการรับสินค้า (GRN) เข้าไว้ด้วยกันโดยอัตโนมัติ ทำให้สามารถสร้างรายงาน OTIF Performance ของซัพพลายเออร์แต่ละรายได้ทันทีเพียงไม่กี่คลิก ข้อมูลที่ได้จะแม่นยำ พร้อมให้ผู้บริหารนำไปใช้ตัดสินใจเชิงกลยุทธ์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของ ระบบจัดการคลังสินค้า และซัพพลายเชนทั้งหมด ซึ่งเป็นแนวทางปฏิบัติที่บริษัทชั้นนำทั่วโลกอย่าง Gartner แนะนำ