ทำไมการ 'ทำงานก่อน เก็บเงินทีหลัง' คือกับดักสภาพคล่องของ SME

ลองจินตนาการว่าคุณเป็นเจ้าของบริษัทรับเหมาก่อสร้างที่เพิ่งได้โปรเจคใหญ่มา โครงการมีระยะเวลา 6 เดือน ทีมงานของคุณต้องทำงานทุกวัน มีค่าใช้จ่ายทั้งค่าแรงคนงาน ค่าวัสดุ ค่าผู้รับเหมาช่วงที่ต้องจ่ายออกไปทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน แต่เงื่อนไขในสัญญาคือคุณจะได้รับเงินก้อนใหญ่ 'ก้อนเดียว' ก็ต่อเมื่อส่งมอบงานเสร็จสมบูรณ์ในอีก 6 เดือนข้างหน้า

สถานการณ์นี้คือ 'กับดักสภาพคล่อง' ที่ธุรกิจที่ทำโครงการระยะยาวจำนวนมากกำลังเผชิญ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจที่ปรึกษา, บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์, หรือโรงงานผลิตตามสั่งก็ตาม การที่ เงินทุนจม อยู่ในโครงการทำให้เกิดปัญหาตามมามากมาย ตั้งแต่การต้องวิ่งหาเงินกู้เพื่อมาหมุนจ่ายเงินเดือนพนักงานและซัพพลายเออร์ ไปจนถึงการเสีย ค่าเสียโอกาส ในการรับโครงการใหม่ๆ เพราะไม่มีเงินทุนสำรองเพียงพอ นี่คือความเสี่ยงทางการเงินมหาศาลที่ฉุดรั้งการเติบโตของธุรกิจ

รู้จัก Progressive Billing: เปลี่ยนโปรเจคยาวให้เป็นกระแสเงินสดสม่ำเสมอ

Progressive Billing หรือ การวางบิลตามความคืบหน้า คือทางออกของปัญหานี้ มันคือวิธีการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเป็นงวดๆ ตามความคืบหน้าของงานที่ได้ทำไป แทนที่จะรอเก็บเงินก้อนเดียวเมื่อจบโครงการ วิธีนี้ช่วยเปลี่ยนโครงการระยะยาวที่เคยทำให้เงินขาดมือ ให้กลายเป็นแหล่งกระแสเงินสดที่สม่ำเสมอ ทำให้ธุรกิจมีสภาพคล่องที่ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

รูปแบบการวางบิลตามความคืบหน้าที่นิยมใช้กันโดยทั่วไป ได้แก่:

• Milestone Billing (การวางบิลตามความสำเร็จของงานหลัก): กำหนดจุดสำคัญของโครงการ (Milestone) ไว้ล่วงหน้า เช่น เสร็จสิ้นการวางรากฐาน, เสร็จสิ้นโครงสร้างหลัก, หรือส่งมอบฟีเจอร์หลักของซอฟต์แวร์ และวางบิลเมื่อทำงานในแต่ละส่วนสำเร็จ
• Percent of Completion Billing (การวางบิลตามเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า): แบ่งจ่ายตามเปอร์เซ็นต์ของงานทั้งหมดที่ทำเสร็จ เหมาะกับโครงการที่สามารถวัดความคืบหน้าเป็นตัวเลขได้ชัดเจน เช่น งานก่อสร้างที่คืบหน้าไปแล้ว 25%, 50%, 75%
• Time and Materials (T&M) Billing (การวางบิลตามเวลาและวัสดุที่ใช้จริง): เรียกเก็บเงินตามชั่วโมงการทำงานและต้นทุนวัสดุที่ใช้ไปจริงในแต่ละช่วงเวลา (เช่น ทุกเดือน) เหมาะกับโครงการที่ขอบเขตงานไม่แน่นอนและอาจมีการเปลี่ยนแปลงบ่อย

เทียบชัดๆ! กระแสเงินสดระหว่างการวางบิลแบบเดิม vs. Progressive Billing

เพื่อให้เห็นภาพผลกระทบที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน ลองดูตารางเปรียบเทียบระหว่างการวางบิลแบบดั้งเดิม (Lump Sum) กับการใช้ Progressive Billing ในโครงการสมมติระยะเวลา 6 เดือน มูลค่า 1,000,000 บาท

หัวข้อเปรียบเทียบ	การวางบิลแบบดั้งเดิม (Lump Sum)	Progressive Billing
กระแสเงินสด (Cash Flow)	ติดลบหนักในช่วง 5 เดือนแรก ต้องสำรองจ่ายทั้งหมด และเป็นบวกครั้งเดียวเมื่อจบโครงการ	เริ่มเป็นบวกตั้งแต่เดือนแรกๆ และมีเงินสดไหลเข้าสม่ำเสมอ ทำให้สภาพคล่องดีขึ้นมาก
ความเสี่ยงทางการเงิน	สูงมาก หากลูกค้าเบี้ยวจ่ายตอนท้าย อาจทำให้บริษัทล้มได้ ต้องพึ่งพาเงินกู้และเสียดอกเบี้ย	ต่ำกว่ามาก ความเสียหายจะจำกัดอยู่แค่งวดล่าสุดหากเกิดปัญหา ลดความจำเป็นในการกู้ยืม
การพยากรณ์รายรับ	ทำได้ยากและไม่แน่นอน ทำให้การวางแผนการเงินภาพรวมลำบาก	คาดการณ์รายรับในแต่ละเดือนได้แม่นยำ ช่วยให้วางแผนการลงทุนและค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น
ค่าเฉลี่ยระยะเวลาเก็บหนี้ (DSO)	สูงมาก (อาจเกิน 90-120 วัน) เพราะต้องรอจบโครงการทั้งหมด ซึ่งส่งผลเสียต่อสุขภาพการเงิน	ลดลงอย่างมีนัยสำคัญ เพราะมีการเก็บเงินเป็นงวดๆ ตลอดโครงการ
ความสัมพันธ์กับลูกค้า	อาจเกิดข้อโต้แย้งตอนท้ายโครงการ หากความคาดหวังไม่ตรงกันเรื่องคุณภาพงานทั้งหมด	สร้างความโปร่งใสและส่งเสริมการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง ลูกค้าเห็นความคืบหน้าและพอใจในแต่ละงวดงาน

ขั้นตอนการนำ Progressive Billing มาใช้จริง (4 Steps Workflow)

การเปลี่ยนมาใช้ Progressive Billing ไม่ใช่เรื่องซับซ้อน แต่ต้องอาศัยการวางแผนและกระบวนการที่ชัดเจน นี่คือ 4 ขั้นตอนสำคัญที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที

1. Step 1: กำหนดเงื่อนไขในสัญญา (Define Terms in Contract)
   นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุด ทุกอย่างต้องเริ่มต้นที่สัญญาที่รัดกุม ระบุให้ชัดเจนถึงรูปแบบการวางบิล (Milestone, % Completion, etc.) กำหนดการชำระเงินในแต่ละงวด มูลค่าของแต่ละงวด และเกณฑ์การตรวจรับงานที่ชัดเจน เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดในอนาคต
2. Step 2: ติดตามความคืบหน้าโครงการ (Track Project Progress)
   คุณต้องมีระบบในการติดตามความคืบหน้าของงานเทียบกับแผนที่วางไว้ในสัญญา การใช้เครื่องมือ บริหารจัดการโครงการ (Project Management) จะช่วยให้เห็นภาพรวมว่าตอนนี้โครงการถึง Milestone ไหนแล้ว หรือคืบหน้าไปกี่เปอร์เซ็นต์ เพื่อเป็นข้อมูลในการออกใบแจ้งหนี้
3. Step 3: ออกใบแจ้งหนี้ตามงวด (Issue Progress Invoice)
   เมื่อถึงกำหนดตามสัญญา ให้จัดทำใบแจ้งหนี้สำหรับงวดนั้นๆ โดยอ้างอิงถึงสัญญาและระบุรายละเอียดของงานที่ทำเสร็จในงวดปัจจุบันอย่างชัดเจน การมีระบบ ออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ จะช่วยให้ขั้นตอนนี้รวดเร็วและเป็นมืออาชีพ
4. Step 4: กระทบยอดและบันทึกบัญชี (Reconcile and Record)
   เมื่อได้รับชำระเงินแล้ว ให้บันทึกรายรับและกระทบยอดในระบบบัญชีให้ถูกต้อง การเชื่อมโยงข้อมูลการวางบิลกับระบบบัญชีจะช่วยให้เห็นสถานะลูกหนี้การค้า (AR) ที่เป็นปัจจุบันและติดตามการชำระเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อควรระวังและเทคนิคสำหรับมือโปร

แม้ Progressive Billing จะมีประโยชน์มหาศาล แต่ความสำเร็จขึ้นอยู่กับการสื่อสารและความโปร่งใสกับลูกค้าเป็นอย่างมาก

Pro Tip: ในใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ ควรแสดง 'มูลค่าโครงการทั้งหมด (Total Contract Value)', 'ยอดเรียกเก็บสะสม (Cumulative Billed Amount)' และ 'ยอดคงเหลือ (Remaining Balance)' เพื่อให้ลูกค้าเห็นภาพรวมทั้งหมดและโปร่งใสที่สุด สิ่งนี้ช่วยลดคำถามและสร้างความไว้วางใจได้มหาศาล

เทคโนโลยีที่จะทำให้ Progressive Billing เป็นเรื่องง่ายและอัตโนมัติ

ความท้าทายที่แท้จริงของการทำ Progressive Billing คือการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างฝ่ายต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นทีมบริหารโครงการที่ต้องรายงานความคืบหน้า, ฝ่ายขายที่ดูแลสัญญา, และฝ่ายบัญชีที่ต้องออกใบแจ้งหนี้และติดตามการชำระเงิน การทำงานแบบแยกส่วนโดยใช้ Spreadsheet มักนำไปสู่ความผิดพลาดและเสียเวลามหาศาล

นี่คือจุดที่ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) อย่าง TaaxTeam ERP เข้ามามีบทบาทสำคัญ ระบบ ERP ที่ดีจะ เชื่อมโยงข้อมูล ทั้งหมดไว้ในที่เดียว:

• การบริหารโครงการ: ตั้งค่า Milestone และติดตามความคืบหน้าได้ในระบบ
• การขายและสัญญา: เก็บข้อมูลสัญญาและเงื่อนไขการชำระเงิน
• การบัญชีและการเงิน: เมื่อโครงการถึง Milestone ที่กำหนด ระบบสามารถสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าได้ อัตโนมัติ พร้อมบันทึกบัญชีทันที

การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยไม่เพียงแต่ลดขั้นตอนที่วุ่นวายและลดความผิดพลาดของมนุษย์ แต่ยังช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมของกระแสเงินสดและสถานะโครงการได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งต่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่เฉียบคม