ทำไมฝ่ายจัดซื้อถึง “รักเดียวใจเดียว” กับซัพพลายเออร์เจ้าเดิม? เผยต้นทุนแฝงที่มองไม่เห็น
เคยสงสัยไหมครับว่าทำไมธุรกิจของเราถึงจ่ายค่าวัตถุดิบบางอย่างแพงกว่าคู่แข่ง ทั้งๆ ที่สั่งซื้อในปริมาณที่ใกล้เคียงกัน? คำตอบส่วนใหญ่มักซ่อนอยู่ในฝ่ายจัดซื้อ ที่มักยึดติดกับการใช้ซัพพลายเออร์เจ้าเดิมๆ จากความเคยชิน ความสัมพันธ์ส่วนตัว หรือแม้แต่ความกลัวที่จะเปลี่ยนแปลง การกระทำที่ดูเหมือนไม่มีอะไรนี้ แท้จริงแล้วคือ ต้นทุนแฝงในการจัดซื้อ ที่กัดกินกำไรของบริษัทอย่างเงียบๆ
สำหรับ CEO หรือกรรมการผู้จัดการ นี่คือสาเหตุที่ทำให้ อัตรากำไร (Margin) ลดลง 2-5% ต่อปี และทำให้ความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจลดลงอย่างน่าเสียดาย ขณะที่ CFO ก็ต้องเผชิญกับงบประมาณจัดซื้อที่บานปลายและคาดเดาไม่ได้ การยึดติดกับซัพพลายเออร์รายเดียวไม่ใช่แค่เรื่องของความเกรงใจ แต่เป็น ความเสี่ยงทางธุรกิจ ที่ส่งผลกระทบโดยตรงต่อกำไรและความมั่นคงของบริษัทในระยะยาว โดยเฉพาะเมื่อเกิดปัญหาใน ซัพพลายเชน
เปรียบเทียบให้เห็นภาพ: จัดซื้อแบบเดิม vs. จัดซื้อเชิงกลยุทธ์
การเปลี่ยนวิธีคิดจากการจัดซื้อแบบ 'สั่งของให้ครบ' ไปสู่ 'การจัดซื้อเชิงกลยุทธ์' สามารถปลดล็อกกำไรให้ธุรกิจได้อย่างมหาศาล ลองดูตารางเปรียบเทียบนี้เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้นครับ
| มิติการเปรียบเทียบ | การจัดซื้อแบบพึ่งพารายเดิม | การจัดซื้อเชิงกลยุทธ์ |
|---|---|---|
| ต้นทุน | สูงกว่าที่ควรจะเป็น ไม่มีอำนาจต่อรอง | ได้ราคาดีที่สุดจากการแข่งขัน ลดต้นทุนได้จริง |
| ความเสี่ยง | สูงมาก หากซัพพลายเออร์มีปัญหา ธุรกิจจะหยุดชะงักทันที | กระจายความเสี่ยง มีซัพพลายเออร์สำรองเสมอ |
| ความโปร่งใส | ต่ำ ตรวจสอบยาก อาจเกิดการทุจริตได้ง่าย | สูง ตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน มีข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ |
| โอกาสทางนวัตกรรม | น้อย พลาดโอกาสได้สินค้า/วัตถุดิบใหม่ๆ จากตลาด | สูง เปิดรับซัพพลายเออร์รายใหม่ๆ ที่มีนวัตกรรมดีกว่า |
| ภาระงานของทีม | ดูเหมือนน้อย แต่เสียเวลาไปกับงานเอกสารและแก้ปัญหาเฉพาะหน้า | ทำงานเชิงรุก วางแผนและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสร้างมูลค่าเพิ่ม |
สร้างระบบเปรียบเทียบราคาใน 5 ขั้นตอน (ฉบับลงมือทำได้ทันที)
ข่าวดีคือ คุณสามารถเริ่มสร้าง ระบบเปรียบเทียบราคาซัพพลายเออร์ ที่มีประสิทธิภาพได้ทันที โดยไม่ต้องรอเครื่องมือราคาแพง เพียงแค่วางกระบวนการที่ชัดเจนและมีวินัย นี่คือ Framework 5 ขั้นตอนที่ SME สามารถนำไปปรับใช้ได้เลย
- 1. กำหนดเกณฑ์คัดเลือก (Define Criteria): ก่อนจะเริ่มหาซัพพลายเออร์ ให้ตกลงกันในทีมก่อนว่าอะไรคือสิ่งสำคัญที่สุด ไม่ใช่แค่เรื่อง 'ราคา' แต่อาจรวมถึง คุณภาพสินค้า, เครดิตเทอม, ระยะเวลาจัดส่ง (Lead Time), บริการหลังการขาย หรือความน่าเชื่อถือ การมีเกณฑ์ที่ชัดเจนจะช่วยให้การเปรียบเทียบมีความหมาย
- 2. สร้างฐานข้อมูลซัพพลายเออร์ (Build Supplier Database): เลิกเก็บนามบัตรซัพพลายเออร์ในลิ้นชัก! เริ่มสร้างไฟล์ Excel หรือ Google Sheets ง่ายๆ เพื่อรวบรวมรายชื่อซัพพลายเออร์ทั้งเก่าและใหม่ พร้อมข้อมูลติดต่อ, สินค้าที่ขาย, และหมายเหตุสำคัญ นี่คือสินทรัพย์สำคัญของฝ่ายจัดซื้อ
- 3. ออกเอกสารขอใบเสนอราคา (Standardize RFQ): สร้างเทมเพลตเอกสารขอใบเสนอราคา (Request for Quotation - RFQ) ที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ระบุรายละเอียดสินค้า, จำนวน, วันที่ต้องการ, และเกณฑ์การตัดสินใจให้ชัดเจน แล้วส่งให้ซัพพลายเออร์ในลิสต์ของคุณอย่างน้อย 3-5 รายพร้อมกัน
- 4. สร้างตารางเปรียบเทียบ (Create Comparison Matrix): เมื่อได้รับใบเสนอราคากลับมา ให้นำข้อมูลทั้งหมดมาใส่ในตารางเปรียบเทียบ (อาจทำใน Excel) โดยมีหัวข้อเป็นเกณฑ์ที่คุณกำหนดไว้ในข้อ 1 วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นภาพรวมและเปรียบเทียบข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ ไม่ใช่อารมณ์
- 5. ตัดสินใจและประเมินผล (Decide & Review): ใช้ข้อมูลในตารางเพื่อตัดสินใจเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด ไม่ใช่แค่ถูกที่สุด หลังจากนั้นให้บันทึกผลการตัดสินใจและประเมินผลงานของซัพพลายเออร์ที่เลือกเป็นประจำ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในครั้งถัดไป การวาง Workflow ธุรกิจ ที่ดีจะช่วยให้กระบวนการนี้ราบรื่นขึ้น
ตัวชี้วัดสำคัญ (KPIs) ที่ต้องรู้ในการวัดผลฝ่ายจัดซื้อ
ถ้าคุณวัดผลไม่ได้ คุณก็จัดการมันไม่ได้ การกำหนด KPI ที่ถูกต้องจะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อทำงานสอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท และเปลี่ยนบทบาทจากฝ่ายธุรการมาเป็นหน่วยงานเชิงกลยุทธ์
Pro Tip: ตัวชี้วัด (KPIs) ที่ฝ่ายจัดซื้อต้องมี
- Cost Savings (ส่วนต่างราคาที่ประหยัดได้): ตัวชี้วัดที่ชัดเจนที่สุด คือจำนวนเงินที่ประหยัดได้จากการเปรียบเทียบและต่อรองราคา
- Supplier Lead Time (ระยะเวลาในการจัดส่ง): วัดประสิทธิภาพและความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์ในการส่งมอบสินค้าได้ตรงตามกำหนด
- Supplier Quality Rating (คะแนนคุณภาพสินค้า/บริการ): วัดเปอร์เซ็นต์ของสินค้าที่ได้รับตรงตามสเปคและไม่มีตำหนิ
- Purchase Price Variance (PPV) (ความเบี่ยงเบนของราคาจัดซื้อ): เปรียบเทียบราคาที่ซื้อจริงกับราคามาตรฐานที่ตั้งไว้ เพื่อควบคุมต้นทุน
ยกระดับสู่ระบบอัตโนมัติ: เมื่อ ERP ทำให้การเปรียบเทียบราคาเป็นเรื่องง่าย
กระบวนการ 5 ขั้นตอนที่กล่าวมานั้นทรงพลังมาก แต่เมื่อธุรกิจเติบโต การทำทุกอย่างด้วยมือผ่าน Excel จะเริ่มช้าลง, เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย, และใช้เวลาของทีมงานไปอย่างมหาศาล ซึ่งเป็นเวลาที่ Purchasing Manager ควรจะใช้ไปกับการเจรจาต่อรองหรือหานวัตกรรมใหม่ๆ มากกว่า นี่คือจุดที่ ระบบจัดซื้อจัดจ้าง ใน ERP เข้ามามีบทบาท
ระบบ ERP ไม่ได้มาแทนที่กระบวนการ แต่มาเพื่อทำให้กระบวนการที่คุณสร้างขึ้นทำงานได้เร็วขึ้น, แม่นยำขึ้น, และโปร่งใสตรวจสอบได้ 100% ลองดูว่า TaaxTeam ERP จะติดเทอร์โบให้กับ 5 ขั้นตอนนั้นได้อย่างไร:
- ฐานข้อมูลซัพพลายเออร์รวมศูนย์: เก็บข้อมูลซัพพลายเออร์ทั้งหมดในที่เดียว เรียกดูประวัติการสั่งซื้อและประเมินผลได้ทันที
- ส่ง RFQ อัตโนมัติ: สร้างและส่งเอกสาร RFQ ไปยังซัพพลายเออร์หลายรายได้ในไม่กี่คลิก
- สร้างตารางเปรียบเทียบอัตโนมัติ: เมื่อซัพพลายเออร์ส่งราคาผ่านระบบ ระบบจะสร้างตารางเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขต่างๆ ให้คุณเห็นทันที ขจัดงานคีย์ข้อมูลที่น่าเบื่อและผิดพลาดง่าย
- อนุมัติออนไลน์: ผู้บริหารสามารถดูข้อมูลเปรียบเทียบและอนุมัติใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ได้จากทุกที่ผ่านระบบออนไลน์ ทำให้กระบวนการรวดเร็วและตรวจสอบได้
การลงทุนในระบบ ERP จึงไม่ใช่แค่การซื้อซอฟต์แวร์ แต่คือการลงทุนเพื่อต่อยอดความสำเร็จจากกระบวนการที่ดีอยู่แล้วให้ขยายผลได้ และเปลี่ยนฝ่ายจัดซื้อให้เป็นหน่วยงานที่สร้างกำไรให้บริษัทได้อย่างแท้จริง
เปลี่ยนงานจัดซื้อที่ซับซ้อน ให้กลายเป็นเรื่องง่ายและโปร่งใส
เลิกเสียเวลากับการไล่ตามใบเสนอราคาและทำตารางเปรียบเทียบด้วยมือ ถึงเวลาเปลี่ยนฝ่ายจัดซื้อของคุณให้ทำงานเชิงรุกมากขึ้นด้วยระบบที่ออกแบบมาเพื่อ SME ไทยโดยเฉพาะ
ปรึกษาการวางระบบฟรี เริ่มต้นใช้งาน